Nieuporządkowana dokumentacja to zmora wielu przedsiębiorstw. Brak określonych kryteriów przechowywania sprawia, że problem się nawarstwia i każde napływające akta dodatkowo zwiększają ten rozgardiasz. Do takich sytuacji absolutnie nie należy dopuszczać.
Nieuporządkowana dokumentacja to zmora wielu przedsiębiorstw. Brak określonych kryteriów przechowywania sprawia, że problem się nawarstwia i każde napływające akta dodatkowo zwiększają ten rozgardiasz. Do takich sytuacji absolutnie nie należy dopuszczać. Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek zadbania o to, żeby firmowe dokumenty były przechowywane przez określony ustawowo czas. Tych terminów nie da się jednak dotrzymać, jeśli najpierw nie zadbamy o archiwizację dokumentów.
Na czym polega bezpieczne przeprowadzenie procesu archiwizacji dokumentów?
RODO wpłynęło zarówno na przedsiębiorstwa, jak i na inne podmioty, które w jakiś sposób mają do czynienia z przechowywaniem danych osobowym. Rozporządzenie, które weszło w życie 25 maja 2018 roku sprawiło, że właściciele danych mają nieco więcej praw – np. w każdej chwili mogą wycofać raz udzieloną zgodę na przetwarzanie danych osobowych (prawo do zapomnienia).
Głównym założeniem RODO jest zwiększenie bezpieczeństwa wrażliwych informacji oraz zmniejszenie ryzyka związanego z ich nieupoważnionym wykorzystaniem. Archiwizacja oraz przechowywanie dokumentów w świetle RODO uznawane jest za przetwarzanie danych.
Podczas realizacji tych procesów należy więc kierować się zaleceniami, określonymi w rozporządzeniu. Zgodnie z nimi administrator musi wdrożyć takie środki bezpieczeństwa, które zapobiegną nieautoryzowanemu wykorzystaniu danych przez osoby trzecie. W tym kontekście bezpieczeństwo w związku z archiwizacją dokumentów można rozumieć dwojako.
- Bezpieczne przeprowadzanie procesu archiwizacji dokumentów
Archiwizacja to złożona czynność. Należy posiadać odpowiednie kompetencje oraz wiedzę, żeby móc zaprojektować funkcjonalne archiwum, z którego z łatwością będą mogły korzystać osoby, nieposiadające specjalistycznej wiedzy dotyczącej procesów archiwizacji.
Bezpieczeństwo zaznacza się tutaj w takim wydzieleniu stanowiska archiwisty, aby nikt nieupoważniony nie mógł przetworzyć danych, którymi ów archiwista się zajmuje. Porządkowanie faktur, rozliczeń, deklaracji to czasochłonne zadanie, wymaga przejrzenia dużej ilości plików, opisania ich, wpięcia do odpowiedniego segregatora, przełożenia do właściwej teczki itp.
Absolutnie taki proces nie może zachodzić w przypadkowych warunkach, w obecności ludzi, którzy nie powinni mieć wglądu do tego typu dokumentacji.
- Bezpieczeństwo już zarchiwizowanych dokumentów
Po przeprowadzonej archiwizacji, każdy z dokumentów ma swoje miejsce w archiwum, a zapis o nim znajduje się w ewidencji. W razie konieczności osoba używająca takiego zbioru będzie mogła szybko sprawdzić, gdzie dokładnie znajduje się dany dokument i zweryfikować jego zawartość.
Jeśli w przedsiębiorstwie panuje chaos, a dokumentacja nie jest posortowana, dużo łatwiej o zgubienie akt. Archiwizacja dokumentów zapewnia więc bezpieczeństwo aktom, które przejawia się z tym, że faktury, umowy i inne są przechowywane z odpowiednią dbałością (a więc z zachowaniem właściwych oznaczeń i w odpowiednim ułożeniu względem siebie).
Czy archiwizację dokumentów można przeprowadzić samodzielnie?
Taki proces oczywiście można przeprowadzić samodzielnie, ale jest to opłacalne, tylko jeśli dysponujemy dość ograniczonymi zbiorami dokumentów. Wtedy możemy szybko i sprawnie uporać się z aktami, wyznaczyć kategorie, a następnie, konsekwentnie się do nich stosować.
Jeśli jednak mamy tak dużo akt, że ich uporządkowanie będzie czasochłonne, należy zastanowić się, czy nasz czas jest tego wart. Być może lepszym rozwiązaniem byłoby bowiem przeznaczyć go na zadania, w których się specjalizujemy, a archiwizację dokumentów powierzyć specjalistycznej firmie, takiej jak np. EkoAkta.
Utrzymywanie porządku w dokumentacji to coś, czego absolutnie nie należy zaniedbywać. Taki chaos nie tylko utrudni nam codzienną pracę, ale może też nas sporo kosztować. Wraz z RODO coraz większą uwagę przywiązuje się do praw właściciela danych osobowych.
Jeśli na tym polu dopuścimy się jakichś uchybień, możemy mieć problem z prawem, a to, w konsekwencji, może doprowadzić do kar pieniężnych.
Najnowsze Komentarze