Organizacja konferencji to skomplikowane przedsięwzięcie. Trzeba zaprosić prelegentów, znaleźć odpowiednie miejsce do realizacji, zabezpieczyć ewentualne noclegi dla uczestników. Pracy jest naprawdę wiele. Na szczęście na rynku jest wiele firm zajmujących się profesjonalną organizacją konferencji.

Organizacja konferencji- od czego zacząć?

Zanim przystąpimy do organizacji konferencji, należy zadać sobie kilka pytań. Przede wszystkim jak duża ilość osób weźmie w niej udział? Jak długo będzie trwała organizowana przez nas konferencja i jaki sprzęt będzie nam potrzebny podczas jej trwania?

Im więcej prelegentów i uczestników tym lepszego zaplecza technicznego potrzebujemy. Dodatkowo nie bez znaczenia jest długość konferencji. Jeśli planujemy więcej niż jeden dzień, konieczne może okazać się zapewnienie noclegów jej uczestnikom.

W takiej sytuacji warto również zadbać o atrakcje dodatkowe, które dodatkowo urozmaicą czas osobom, biorącym udział w konferencji. Dobre wspomnienia z tego typu wydarzenia wpływają korzystnie na opinie o jej organizatorze. Trzecia kwestia, czyli niezbędne zaplecze techniczne, jest równie ważna. Bez niego cały plan może nie dojść do skutku.

Zaplecze techniczne konferencji – czyli co?

Jeszcze kilka lat temu organizacja konferencji wymagała od osób ją przygotowujących jedynie dostępu do komputera i rzutnika. Czasami potrzebny był jeszcze mikrofon. Dziś uczestnicy konferencji chcą by całość była w pełni profesjonalna.

Poza wspomnianym już rzutnikiem i komputerem oczekuje się również wysokiej, jakości nagłośnienia czy oświetlenia. Po kilku godzinach spędzonych w sali często bez dostępu światła słonecznego, część uczestników jest bardzo zmęczona.

Dlatego dobre oświetlenie jest tak ważne. Wiele konferencji wymaga jednej dużej sali, w której witani są wszyscy jej uczestnicy, a następnie dostępu do mniejszych sal. Tam odbywają się indywidualne spotkania lub szkolenia w małych grupach.

Zanim zdecydujemy się na wybraną salę konferencyjną, sprawdźmy koniecznie, czy posiada pomieszczenia pozwalające na organizację naszej konferencji w pełni komfortowych warunkach. Przydatny podczas konferencji jest również duży ekran.

Zwykle używa się go podczas prezentacji. W ostatnich latach bardzo popularne stały się również tablice multimedialne. Z pozoru wyglądają one jak zwykłe białe tablice. Mają jednak dużo więcej funkcji. Jest to rodzaj dużego ekranu, który można podłączyć do komputera bądź Internetu i na bieżąco edytować prezentowane dane.

Organizacja konferencji, o czym nie można zapomnieć?

Konferencja to czas na spotkanie wszystkich pracowników firmy lub danego działu, czasem pracowników jednej branży. O ile część oficjalna jest bardzo istotna, równie ważne jest również to, co dzieje się wokół. Dlatego nie bez znaczenia jest to, gdzie organizujemy konferencję.

Liczy się zarówno dobry dojazd, umożliwiający jej uczestnikom dotarcie do celu, jak również zaplecze restauracyjne. To pod czas posiłków zawiera się najwięcej znajomości, które później mogą przerodzić się w owocną współpracę.

Artykuł został przygotowany przy współpracy z Quadrille
eMarketing może być prosty - Akademia eMarketingu
Podziel się