Znalezienie przedsiębiorstwa, które nie posługuje się plikami elektronicznymi, jest nie lada wyzwaniem. Właściwie w każdej firmie, w mniejszym lub w większym stopniu wykorzystuje się digitalizację dla poprawy efektywności działań oraz dla zwiększenia codziennego komfortu.

Cyfryzacja czy digitalizacja dokumentów w przedsiębiorstwie? Na czym polega różnica?

Pliki w formacie cyfrowym, już samą swoją nazwą, odsyłają do procesu cyfryzacji. Skanowanie i digitalizacja nie są jednak tożsame z tym terminem. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z utworzeniem elektronicznego pliku, który powstaje na bazie papierowej dokumentacji.

Efektem digitalizacji jest więc dokument w formie elektronicznej, doskonale oddający wyglądem pierwowzór. Cyfryzacja z kolei, chociaż używana jest w wielu różnych znaczeniach, zawsze wiąże się z infrastrukturą. Może to być infrastruktura, pozwalająca na szybki dostęp do internetu, jak też ogół działań, które sprawiają, że usługi publicznej są, za pośrednictwem internetu, dostępne dla szerokiej grupy osób.

W przedsiębiorstwie za cyfryzację przeważnie uznaje się wdrażanie różnorodnych rozwiązań (np. wewnętrznych sieci firmowych), pozwalających na sprawne udostępnianie i wymienianie się plikami. Oba procesy, zarówno cyfryzacja, jak i digitalizacja, pozytywnie wpływają na:

  • sprawność wykonywania procesów w firmie;
  • kontakt z klientem;
  • szybkie reagowanie na różnorodne zmiany.

Skanowanie dokumentów firmowych

Skanowanie akt to pierwszy z etapów, który jest niezbędny, żeby móc się cieszyć elektronicznym formatem pliku. Małe firmy często nie potrzebują specjalistycznej pomocy w tym zakresie. Jednoosobowe działalności gospodarcze lub niewielkie biura, skanując dokumenty na bieżąco mogą samodzielnie zachować ład i porządek w aktach. Im większa firma, tym będzie to trudniejsze.

Szerszy zakres działania przekłada się na zwiększenie liczby dokumentów w przedsiębiorstwie. Jeśli do tej pory nie poddawaliśmy akt digitalizacji, może być nam trudno przeprowadzić ten proces samodzielnie.

Zazwyczaj skanowanie potężnych zbiorów dokumentów wyklucza pracownika z “życia firmy” na jakiś czas, bo nie jest on w stanie jednocześnie wykonywać innych obowiązków. Można starać się pogodzić to zadanie z innym, ale bardzo łatwo wtedy o pomyłkę.

Zdecydowanie należy poświęcić na skanowanie i digitalizację dokumentów pełną uwagę, bo tylko wtedy unikniemy problemów w postaci niewłaściwego nazewnictwa lub zapisania pliku w złym katalogu.

Tworzenie elektronicznego archiwum

Zeskanowanie bieżącej dokumentacji w celu usprawnienia procesów to jeszcze nie archiwizacja danych. Ten drugi proces ma na celu bowiem zapisanie plików cyfrowych na dobrej jakości nośnikach. Takie plik muszą być właściwie opisane, posegregowane, nazwane.

Gotowy nośnik należy zabezpieczyć w taki sposób, żeby jak najbardziej zmniejszyć ryzyko utraty plików. Idealnym rozwiązaniem jest przechowywać urządzenie w optymalnych pod względem wilgotności i temperatury warunkach. To znacznie wydłuży żywotność nośnika i tym samym zapewni bezproblemowy odczyt danych.

Dodatkowo, podobnie jak w przypadku archiwów, zawierających dokumentację papierową, konieczne jest zaplanowanie zabezpieczeń, chroniących przed kradzieżą, utratą danych lub nieodpowiednim magazynowaniem.

Jeśli używamy nowoczesnych rozwiązań, elektroniczna dokumentacja będzie odpowiednio chroniona. Problem w tym, że niektóre firmy nie posiadają takiej infrastruktury. W sytuacji, w której nie dysponujemy właściwymi zabezpieczeniami firmowymi, również opłacalne będzie skorzystanie z zewnętrznej pomocy. Najczęściej firmy, zajmujące się digitalizacją danych, oferują również opcję przechowywania.

Zlecenie tej czynności wyspecjalizowanym podmiotom, takim jak Rhenus Data Office Polska, to duży komfort psychiczny dla przedsiębiorcy, bo może być pewien, że archiwum chroni najnowocześniejsza infrastruktura. W takich obiektach warunki przechowywania są w pełni dostosowane do rodzaju nośników, a klienci mają łatwy dostęp do przechowywanych danych.

Podziel się