Kasa fiskalna to urządzenie nieodłącznie towarzyszące każdemu sprzedawcy i już od wielu lat kojarzące się z zakupami tak w dużych hipermarketach jak i u drobnych przedsiębiorców. Jednak zgodnie ze zmianami wprowadzonymi przez resort finansów kasy te mają być stopniowo zastępowane przez tzw. kasy online. Czym właściwie jest nowy rodzaj kas i z jakimi praktycznymi zmianami się wiąże?

Czym jest kasa fiskalna online oraz CRK?

Od pierwszego maja 2019 roku weszły w życie nowe przepisy w prawie o miarach, zgodnie z którym aktualnie odbywa się rewolucja w zbieraniu danych fiskalnych. Rewolucja, która zakończy się wraz z końcem 2022 roku, a więc w momencie, od którego wszelkie kasy starego typu zostaną wydalone z obiegu jako niespełniające wymogów nowego systemu (homologacja ta dotyczy tylko kas fiskalnych z elektroniczną kopią paragonów). Do tego czasu rolę tradycyjnej kasy fiskalnej ma przejąć kasa online.

Pierwsza oczywista różnica pomiędzy tymi dwoma rodzajami kas jest widoczna już w samym nazewnictwie, które wskazuje, że nowe kasy charakteryzują się stałym połączeniem z Internetem. W tym miejscu zasadne jest pytanie o to, po co właściwie sprzedawcy bądź ustawodawcy kasa, która jest połączona z siecią?

Otóż takie udogodnienie ma umożliwić nowym kasą szybkie i zdalne przesyłanie paragonów i raportów do repozytorium, specjalnie powołanego w tym celu przez Ministerstwo Finansów. CRK, czyli Centralne Repozytorium Kas to system teleinformatyczny, który ma służyć ministerstwu przede wszystkim właśnie do odbioru i gromadzenia danych z kas (danych o sprzedaży i innych informacji zapisanych w pamięci urządzenia rejestrującego, a mających znaczenie dla jego pracy), ale także do analizy tychże danych, a nawet przesyłania poleceń do kas.

Stałe połączenie z kasy z CRK ma zapewniać stałość i pełne zautomatyzowanie przesyłania danych przez kasę do repozytorium, zgodnie z tym jak zostało to ujęte w stosownej ustawie. W ten sposób do bazy trafią dane o każdej transakcji dokonanej przy użyciu danej kasy, na tyle szczegółowe, że pozwolą każdorazowo na ustalenie kwoty, podatku, bądź czasu dokonanej operacji.

Z kolei jeśli chodzi o zarządcę przesyłanych w ten sposób danych, to odpowiedzialność za nie spada na Centralne Repozytorium Kas, które w sensie formalnym podlegać ma z kolei Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, co zresztą dokładnie określa ustawa o podatku VAT. Tak więc to właśnie szef krajowej skarbówki będzie mógł, na przykład udostępniać zebrane przez system danych na użytek ministerstwa oraz odpowiedniego urzędu skarbowego. Zakres tych operacji również określa stosowna, przytaczana już ustawa.

To jednak nie wszystko. Nowy rodzaj kas w wewnętrznej pamięci zapisuje kopie dokumentów, do której dostępu nie ma jednak użytkownik kasy, ale jej autoryzowany serwisant. Podobnie oprogramowanie zainstalowane na kasie aktualizuje producent urządzenia w pełni zdalnie.

Jak działa kasa fiskalna online?

Widać, że podstawowym zadaniem nowego rodzaju kasy jest rejestrowanie dokonywanych transakcji online, przez co może ona szybko i bezpiecznie udostępniać w systemie dany o paragonach fiskalnych, dobowy raportach, ale i dokumentach niefiskalnych. Wszystko to jest w pełni zautomatyzowanym procesem powtarzanym w cyklach dwugodzinnych. Zatem obsługa tego rodzaju urządzenia nie wymaga od jego posiadacza żadnych dodatkowych działań czy umiejętności, w porównaniu do kasy tradycyjnej, analogowej.

Jednak jedyny problem, jaki może się w tym miejscu pojawić, również wiąże się właśnie z nową funkcją kasy, a więc jej internetowym połączeniem z CRK. Mianowicie, to po stronie użytkownika kasy online, która dla przypomnienia ma być z czasem jedynym dopuszczalnym typem kasy, leży zapewnienie jej odpowiedniej infrastruktury. Mówiąc wprost, zagwarantowanie urządzeniu możliwości połączenia się z systemem. Na szczęście przyglądając się konkretnym produktom w praktyce, można zauważyć, że mamy do wyboru kilka różnych rodzajów połączeń, z których możemy wybrać te, które najlepiej odpowiada nam jako użytkownikowi. Kasy fiskalne online mogą łączyć się z CRK poprzez:

  • przewodowe połączenie z zewnętrznym modem,
  • bezprzewodowe połączenie z siecią WiFi dostępną w danym miejscu,
  • połączenie z jednostką centralną, komputerem mającym dostęp do Internetu, za pomocą zwyczajnego złącza USB.

Sugerowaną czasem alternatywą jest również zakup tzw. kasoterminala, który posiada w sobie wbudowany moduł GSM, którego transfer danych jest wliczony w cenę urządzenia. Decyzja tak naprawdę zależy od indywidualnej sytuacji i codziennego dostępu do Internetu, jakim dysponuje użytkownik urządzenia.

Zakup i fiskalizacja nowej kasy online

Jak już zostało wspomniane, decyzja o zakupie i przejściu na kasę fiskalną online zamiast kasy tradycyjnej, w gruncie rzeczy jest koniecznością. Termin jej wprowadzenia w dużej mierze jest zależny od branży, którą reprezentuje podatnik sprzedawca.

Przykładowo, sprzedawców paliwa i mechaników nowe kasy obowiązują już od stycznia 2020 roku, a od lipca dotyczą także wszelkich usług gastronomicznych, hotelarskich, a także sprzedaży węgla. Wymiany muszą więc dokonać wszyscy, ale na szczęście przynajmniej część przedsiębiorców może kwotę wydaną na zakup odliczyć od podatku (chodzi o 90% ceny kasy netto, ale nie przekraczającej 700 zł).

Wybór kas online spełniających wszelkie wymogi nowych przepisów jest na szczęście dość sporo na rynku i można wybrać produkt oraz wspomniane połączenie Internetowe, które najlepiej odpowiada danemu użytkownikowi.

Jeśli chodzi o fiskalizację kasy, to dokonuje jej po prostu serwisant, który podczas jej instalacji zgłasza podatnika do danego Urzędu Skarbowego. W odpowiedzi zwrotne z CRK otrzymuje się numer ewidencyjny kasy. Ten z kolei zapisuje się w pamięci urządzenia razem z NIPem, czyli numerem identyfikacji podatkowej. Na koniec całej operacji wystawia się raport fiskalny i wysyła go do CRK. W ten sposób urządzenie jest gotowe do użytku i legalnie połączone z Centralnym Repozytorium Kas.

Podziel się