Chcesz zacząć rozwijać swoją firmę? Szukasz odpowiedniej oferty outsourcingu? A może nawet nie wiesz, co to jest? Czas, by Twoja firma wkroczyła w nowy wymiar technologii IT. Warto pamiętać o jednym – wybór najtańszego rozwiązania, nie zawsze jest tym najlepszym. Poznaj najskuteczniejsze trendy outsourcingu i dowiedz się, jak wybrać odpowiedniego partnera do współpracy.

Projekty IT – wybierz outsourcing

Outsourcing specjalistów IT to rozwiązanie, które coraz chętniej jest wybierane zarówno przez duże, jak i małe firmy. Jest praktykowane nie tylko za granicą – uznanie zyskuje także w Polsce. Na czym dokładnie poleca outsourcing?

Outsourcing pochodzi od skrótu trzech słów, które najlepiej go określają, czyli outside-resource-using. Polega na przekazywaniu części zadań i projektów do zewnętrznych firm lub teamów. Dzięki temu, wewnątrz firmy nie trzeba wydzielać odpowiedniej struktury do zrealizowania pewnych przedsięwzięć. Z outsourcingu najczęściej korzysta się w przypadku takich branż, jak:

  • Księgowość,
  • Audyty (głównie wewnętrzne),
  • Szkolenia,
  • Zaopatrzenia i logistyka,
  • Administracja kadrowa,
  • Finanse i rachunkowość
  • Zarządzanie,
  • IT.

Oblicza outsourcingu

Outsourcing może mieć różne oblicza, m.in. dotyczyć prostych projektów, wspomagać w usprawnianiu wszelkich procesów biznesowych. Z jego pomocą można zwiększyć konkurencyjność danej firmy, jednocześnie obniżając koszty prowadzenia firmy. Wszystko dlatego, że outsourcing nie wymaga, m.in. zakupu sprzętu dla kolejnych pracowników, nie ma obowiązków podatkowych. Dodatkowo outsourcing można wykorzystywać także w skomplikowanych projektach, gdy firma nie jest sama w stanie sprostać zadaniu i potrzebuje wsparcia osób z zewnątrz. Wtedy z pomocą przychodzą wykwalifikowani specjaliści, którzy mogą pracować na zasadzie:

  • Offshoringu,
  • Nearshoringu.

Czym jest offshoring?

Offshoring to proces wchodzący w skład outsourcingu. Polega na obniżeniu kosztów prowadzenia projektów, poprzez współpracę ze specjalistami z krajów o niższych kosztach operacyjnych. Najczęściej korzysta się tutaj z odleglejszych krajów, gdzie wynagrodzenie jest niższe. Pozwala to zwiększyć przychód przedsiębiorstwa. Często z offshoringu korzystają europejskie marki, przenoszące część swoich projektów np. na bliski wschód czy do Indii bądź Chin.

Co to jest nearshoring?

Nearshoring jest przeciwieństwem offshoringu. Podobnie jak tutaj – przenosi się część swoich projektów i zobowiązań do zespołów znajdujących się poza firmą, ale różnica polega na tym, że zasoby te znajdują się dość blisko, np. w krajach ościennych. To outsourcing usług do krajów blisko położonych – tutaj najważniejsza jest bliskość kulturowa oraz biznesowa.

Jak wybrać odpowiedniego partnera do współpracy outsourcingowej?

Czasem nie łatwo jest zaufać komuś poza nami – tyczy się to także kwestii biznesowych. Kluczową rolą przy odnoszeniu sukcesu, zwłaszcza przy projektach czy branży IT jest obustronne zaangażowanie. Zarówno z jednej strony, jak i drugiej należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne, za płynne przekazywanie informacji i statusów dotyczących przebiegu całego projektu. Zazwyczaj taką osobą jest Product Owner, zwany także właścicielem produktu lub projektu. To osoba, która jest musi uczestniczyć w pracy całego zespołu outsourcingowego.

To właśnie Product Owner jest odpowiedzialny za planowanie wszystkich działań zespołu, monitorowanie całego rozwoju prac, sprawdzanie i audytowanie, czy projekt zmierza w odpowiednim kierunku. Product Owner to także osoba, która komunikuje się z zespołem. To właśnie jej zadaniem jest prowadzenie rozmów, rozwiewanie pytań, tłumaczenie specyfiki całego projektu.

Jakie czynniki wziąć pod uwagę wybierając partnera outsourcingowego?

Na co warto zwrócić uwagę decydując się na współpracę oparta o model outsourcingowy?

  • Model współpracy i sposób rozliczania za projekt – ważne jest, aby ustalić, czy płatność jest z góry, a może dopiero po zamknięciu projektu; liczy się także określenie stopnia zaangażowania każdej ze stron.
  • Komunikacja – to niezbędny aspekt, który ma ogromne znaczenie przy wyborze partnera outsourcingowego. Jeśli komunikacja zawodzi – cała współpraca nie ma sensu. Jakość wyników takiej współpracy jest w dużym stopniu uzależniony właśnie od tego, czy mamy płynny przepływ informacji. Warto, więc zaznaczyć już na początku, że każda ze stron powinna wykonywać tzw. statusy projektów, mogą to być dzienne statusy, regularne spotkania czy wideokonferencje.
  • Warto zdefiniować bardzo jasny, najlepiej spisany plan działania. Zwłaszcza w przypadku projektów IT jest to niezwykle istotne. Współpraca na odległość (niezależnie czy to offshoring czy nearshoring) wymaga odpowiedniego działania. Warto poświęcić nieco czasu na wyjaśnienie takich kwestii, jak chociażby to, jakiego efektu oczekujemy. Warto upewnić się nad terminami dostarczenia projektu oraz wspólnymi celami.
  • Kolejną bardzo istotną kwestią przy wyborze dostawcy outsourcingowego jest kwestia zrozumienia. Każda ze stron powinna wiedzieć, za co jest odpowiedzialna. W końcu najważniejsze jest tutaj ostateczne zadowolenie klienta. Wspomnienie zespołowi outsourcingowemu o produkcie, wszelkich wytycznych, celu, jaki mamy osiągnąć jest bardzo ważne. Warto też pomóc zewnętrznemu dostawcy w zrozumieniu, np. celów firmy, planów na przyszłość czy misji. Wspólne zrozumienie przekłada się na zdecydowanie lepszą, sprawniejszą współpracę.
  • Żadna współpraca outsourcingowa, ale też jakakolwiek inna nie odniesie sukcesu, jeśli nie będzie pomiędzy dwiema stronami zaufania. Osiągnięcie celu biznesowego spełznie wtedy na niczym. Jeśli martwisz się, że udostępniasz poufne dane, boisz się, że zostaną one przekazane komuś innemu – spisz stosowną umowę. Dzięki niej będziesz mógł spać spokojnie.
  • Warto poznać zespół outsourcingowy, który ma dla Ciebie pasować. Postaw na rozmowy przed rozpoczęciem projektu, poznajcie się bliżej. Warto wiedzieć, kto znajduje się po drugiej stronie, by lepiej stworzyć porozumienie z dostawcą outsourcingu. W takim momencie najlepiej sprawdza się nearshoring, który pozwala na częstsze, realne spotkania zespołów. To ważne zwłaszcza w przypadku projektów, które lepiej wytłumaczyć „na żywo”. Bliskość zespołów nearshoringowych pozwala na podróżowanie, nie stwarza żadnych wymogów wizowych, a na dodatek łatwiej nawet skomunikować się poprzez internet – znajdując się w podobnej, czy zbliżonej strefie czasowej nie trzeba prowadzić komunikacji poza godzinami pracy.
  • Sprawdź wszelkie certyfikacje i doświadczenie swojego partnera do współpracy outsourcingowej IT. Zanim podejmiesz decyzję dowiedz się, czy zespół jest odpowiednio wykształcony i ma kompetencje, których potrzebujesz, by dowieźć projekt. Łatwiej jest rozmawiać i przekazać projekt osobom, które znają zagadnienia, np. z branży IT, posługują się językiem obcym, jako swoim głównym narzędziem pracy, a do tego wiedzą, co oznacza praca na zasadach Scrum lub Agile.
  • Skoncentruj się na zarządzaniu oraz na byciu przywódcą. Brzmi sztampowo? Nie do końca. Odpowiedzialne zarządzanie projektem, podejmowanie skutecznych decyzji, ocena ryzyka – to świadczy o prawdziwej odpowiedzialności zespołu. Dlatego wybierając partnera do współpracy outsourcingowej – oczekuj podobnych kwestii. Wsparcie z każdej strony jest ważne, ale liczy się też swoboda działania.
  • Przed podjęciem decyzji zastanów się, jak ważna dla Ciebie jest tożsama kultura biznesowa. Pamiętaj, że Europejczykom inaczej pracuje się z Azjatami, a jeszcze inaczej np. z Amerykanami. Wszystko przez sposób pracy, przyjęte kulturowo nawyki. To samo w obrębie danego kontynentu. Zupełnie inaczej będzie wyglądać współpraca z południowcami, np. Hiszpaniami czy Włochami, którzy np. pracują w oparciu o sjesty i różne, płynne godziny pracy, a inaczej ze zdyscyplinowanymi Skandynawami.

Dowiedz się więcej: https://ttpsc.com/pl/nearshoring-and-offshoring/

Podziel się