Wielu początkujących przedsiębiorców popełnia błąd, uważając, że harmonogram pracy polega jedynie na określeniu, która osoba pojawi się w danym dniu w firmie.
W praktyce często okazuje się, że stworzenie odpowiedniego grafiku wiąże się przede wszystkim z obliczeniem takich kwestii jak wymiar czasu pracy, doba pracownicza, odpoczynek tygodniowy czy godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany.
Warto przy tym wspomnieć, że błędny harmonogram pracy może oznaczać nie tylko brak potrzebnych pracowników w danym dniu, ale także narażać przedsiębiorstwo na kary finansowe wynikające z nieprzestrzegania przepisów Kodeksu pracy.
Dlatego też warto dowiedzieć się, jak ułożyć poprawny harmonogram pracy i o czym warto pamiętać przed wysłaniem go do pracowników.
Co należy uwzględnić w harmonogramie pracy?
Nie bez powodu ułożenie poprawnego harmonogramu pracy dla wielu pracodawców okazuje się bardzo dużym wyzwaniem. Dzieje się tak, ponieważ przedsiębiorca podczas tworzenia grafiku musi uwzględnić nie tylko tryb pracy firmy i przepisy Kodeksu, ale również indywidualne prośby pracowników o urlop lub mniej spodziewane zwolnienia lekarskie czy wolne na żądanie.
Wówczas niezwykle ważne okazuje się szybkie znalezienie zastępstwa, które nie będzie naruszało zasad dotyczących odpoczynku dobowego lub tygodniowego ani nie narazi przedsiębiorcy na dodatkowo płatne nadgodziny. Warto przy tym wspomnieć, że takie sytuacje stają się szczególnie trudne w branżach związanych z organizowaniem różnego rodzaju eventów, w przypadku których pracownicy zazwyczaj są potrzebni jedynie w określonych dniach tygodnia lub miesiąca.
Tworząc poprawny harmonogram pracy, warto przede wszystkim zacząć od obliczenia przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym. W tym przypadku należy uwzględnić nie tylko normę tygodniową i pełne tygodnie okresu rozliczeniowego, ale także wszystkie dni wolne od pracy lub zgłoszone przez pracowników urlopy.
Ponadto powinniśmy pamiętać o przepisach związanych z dobą pracowniczą, zgodnie z którą każdy pracownik powinien pracować maksymalnie przez 13 godzin w ciągu dnia — warto zwrócić na to uwagę między innymi podczas planowania różnych zastępstw. Co więcej, nie bez znaczenia okazuje się odpoczynek tygodniowy, zapewnianie pracownikom przynajmniej jednej niedzieli wolnej co 4 tygodnie oraz pięciodniowy tydzień pracy.
W jaki sposób przyspieszyć tworzenie harmonogramu pracy?
To prawda, że przestrzeganie obowiązujących przepisów Kodeksu pracy i konieczność zarządzania grupą ludzi nie należą do najłatwiejszych zadań. Z tego też powodu coraz większą popularnością cieszą się programy pomagające w tworzeniu najkorzystniejszych grafików.
Jednym z nich jest Grafik Optymalny, który dla wielu przedsiębiorców staje się inwestycją w lepsze kierowanie firmą. Wynika to z faktu, że wspomniany program pozwala na szybkie stworzenie harmonogramu pracy z uwzględnieniem wszystkich obowiązujących przepisów i próśb pracowników.
W praktyce oznacza to, że w razie pojawienia się dodatkowo płatnych nadgodzin lub nieprzestrzegania niektórych zasad w systemie pojawi się odpowiednia informacja, która pozwoli uniknąć nieplanowanych kosztów. Dzięki temu można znacznie zmniejszyć wydatki przedsiębiorstwa i stworzyć system pracy, który przyniesie jak najwięcej korzyści.