Szkolenie lub konferencję można zorganizować na terenie własnej firmy. Jednak nie każde przedsiębiorstwo posiada odpowiednie warunki do takiego przedsięwzięcia. Wówczas zmuszeni jesteśmy poszukać takiego miejsca „na zewnątrz”. Na co więc powinniśmy zwrócić uwagę?

 

Wielkość sali konferencyjnej

Przed wynajęciem sali konferencyjnej powinniśmy wiedzieć, ile osób weźmie udział w wydarzeniu. Umożliwi to dopasowanie jej wielkości do liczby zaproszonych osób. Zbyt duża sala będzie sprawiać wrażenie pustej, a echo będzie się nieść od ściany do ściany. Z kolei wynajęcie zbyt małej sali zmusi nas do poszukiwania po przybytku dodatkowych krzeseł, które – ustawione obok siebie – zmniejszą wizualnie pomieszczenie i mogą spowodować, że goście będą się musieli przeciskać między sobą w przejściu.

Meble

Zarówno uczestnicy konferencji lub szkolenia, jak i prelegenci muszą mieć gdzie usiąść. Takie wydarzenia nierzadko trwają kilka godzin, stąd tak ważne jest, by krzesła były wygodne. Jeżeli uczestnicy siedzą przy stołach, każda osoba powinna mieć wystarczająco dużo miejsca, aby mogła położyć na nim materiały szkoleniowe czy też osobiste przedmioty (np. laptopy).

Wyposażenie

Odpowiednie wyposażenie to punkt obowiązkowy, który musi spełniać sala konferencyjna. W końcu bez nagłośnienia czy urządzeń do odtwarzania prezentacji multimedialnych nie dałoby się przeprowadzić konferencji lub szkolenia, a już na pewno nie na kilkadziesiąt czy kilkaset osób! Przyjrzyjmy się bliżej tej kwestii.

• Na stanie każdej sali szkoleniowej powinien znajdować się projektor, który będzie można podłączyć do komputera, wizualizer, ekran projekcyjny (ewentualnie monitory wielkoformatowe) oraz odtwarzacz multimedialny. Dodatkowym plusem z pewnością będzie dostęp do bezprzewodowego Internetu. Warto się również zapytać, czy hotel lub centrum szkoleniowe udostępniają tzw. tablicę flipchart.
• Nie bez znaczenia jest sprzęt nagłaśniający – głośniki powinny być usytuowane w takich punktach, by głośność w każdym miejscu była jednakowa. A gdzie nagłośnienie, tam i mikrofony – należy zadbać o to, by miały naładowane baterie, a także mieć w pogotowiu inne na wymianę.
• Nikt nie wyobraża sobie siedzenia kilku godzin w miejscu, w którym nie da się oddychać. Stąd tak istotne jest posiadanie przez salę konferencyjną klimatyzacji (ewentualnie dobrego systemu wentylacyjnego), która na bieżąco zapewni świeże powietrze.
• Światło, które można dostosowywać do potrzeb konferencji/szkolenia. Musi być jednak zainstalowane w taki sposób, aby nikogo nie raziło. Nie może także uniemożliwiać odczytanie tego, co jest prezentowane na ekranie projekcyjnym. Ciekawym rozwiązaniem byłaby możliwość regulowania jasności.

Dwa w jednym

Jeżeli nasza firma znajduje się w miejscowości, gdzie wynajęcie sali, w której można by urządzić szkolenie bądź konferencję, jest niemożliwe, konieczne będzie wyjechanie do większego miasta. Pracownik warszawskiego hotelu Best Western Felix informuje: „wiele hoteli posiada w swojej ofercie wynajęcie sali konferencyjnej. W ten sposób po wysłuchaniu projekcji bądź wzięciu udziału w szkoleniu, jej uczestnicy mogą udać się od razu na spoczynek. Jeżeli hotel znajduje się w dogodnej lokalizacji, nic nie stoi na przeszkodzie, aby uczestnicy dodatkowo skorzystali na zwiedzaniu miasta”.