Dokumenty firmowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, do którego nie mają dostępu osoby niepowołane i nieupoważnione. Dzięki temu, że będą one przechowywane właściwie, można będzie cieszyć się z uzyskania bardzo dobrych rezultatów. Nie będzie trzeba aż tak bardzo się stresować w przypadku kontroli. Wszystko będzie znajdowało się w jednym miejscu.
Najlepszym miejscem do przechowywania dokumentów firmowych są segregatory odpowiednio uporządkowane. Warto przechowywać w specjalnych koszulkach faktury, podpisane umowy, rachunki oraz wszystkie inne dokumenty, które są związane z prowadzoną działalnością. Dzięki temu, że archiwizacja dokumentów księgowych będzie się odbywała we właściwy sposób, nie trzeba będzie się obawiać kontroli z Urzędów Skarbowego. Będzie się miało wszystkie dokumenty pod ręką. Pozwoli to uzyskać bardzo dobre rezultaty. W końcu, jeżeli będziemy w stanie wykazać urzędnikom wszystkie faktury oraz podpisane umowy, nie będą się mogli do niczego przyczepić.
To, przez jaki czas dokumenty firmowe powinny być przechowywane przez przedsiębiorcę w dużej mierze zależy od rodzaju tych dokumentów.
Księgi podatkowe i dokumenty księgowe
Takimi dokumentami są:
- rejestry VAT,
- dowody księgowe takie jak np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,
- ewidencjeśrodków trwałych,
- ewidencje wyposażenia,
- ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury).
Tego typu dokumenty należy przechowywać przez 5 lat.
Dokumenty firmowe związane z ZUS
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Dokumenty firmowe związane z kadrami
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty potwierdzające na przykład przejście pracownika na emeryturę lub rentę przez 50 lat.